Без кого не работает офис

Кто является лицом компании, кто знает все про всех и даже чуть больше? Кто организует бесперебойную работу офиса, может поднять настроение боссу, сделать вид, что начальник занят или отсутствует долгое время, когда его ищут подчиненные, принять кучу звонков с улыбкой на лице и бодрым голосом, найти срочно нужную информацию, забронировать билет, отправить документы, перезвонить, соединить, сварить потрясающий кофе и при этом великолепно выглядеть. Конечно же, секретари ! В своем деле они могут все. Главное - быть профессионалом.

Поскольку данная должность наиболее часто фигурирует в заказах наших клиентов, мы решили провести исследование и выяснить, каких обычно секретарей ищут руководители.

Кого хочу?

Поскольку каждый руководитель имеет свое собственное представление о данной должности, то секретарь каждому нужен индивидуально подобранный под него. Это относится не только к тем функциям, которые ему придется выполнять, но и к психологической совместимости. И это оправданно, поскольку секретарь - не только сотрудник, помощник, но зачастую второй человек после руководителя. Соответственно требования к должности, как правило, расходятся, но общее все равно есть.

Основные требования:

1. «Обязателен опыт работы на данной должности», чаще всего от 1 года.  Что же обычно скрывается под этой фразой ? Человек с таким опытом работы просто обязан знать делопроизводство; вести документооборот; принимать и распределять телефонные звонки; уметь принять посетителей и клиентов, произведя на них неизгладимое впечатление; следить за тем, чтобы бумага, ручки, другая канцелярия, краска в принтере не заканчивались, а чая, кофе и печенья с конфетами всегда было в нужном количестве.  
2. «Уверенное пользование компьютером, оргтехникой». Что же здесь имеется в виду ? А вот что: знание не только MS Office, Internet, почты - это обязательно, - но и желательно других программ. В жизни все может пригодиться, и потом это является конкурентным преимуществом. В последнее время часто требуется знание 1С. Обязательна так же высокая скорость печати, чаще всего не ниже 120 зн./мин.
3. «Высшее образование», желательно оконченное (данный критерий может варьироваться в зависимости от того, какой опыт имеет кандидат). Поскольку секретарь нужен всегда, то отпускать его на сессии согласны далеко не все работодатели. Существуют определенные предпочтения в пользу гуманитариев, но и это не основополагающий критерий.
4. Возраст. Чаще всего это девушки от 23 до 30 лет, бывают и исключения, но это реже.
5. Что же касается личных качеств, то здесь все абсолютно индивидуально. Но встречаются все-таки и совпадения. Любой секретарь должен быть доброжелательным в независимости от настроения, общительным, внимательным, пунктуальным, с грамотной речью (это к вопросу об общительности) и, конечно, иметь привлекательную внешность – здесь критерии выбора расходятся, поскольку вкусы у всех разные.

Какая она?

Проведя исследование и отслеживая в процессе закрытия вакансий, какие именно претендентки успешно проходили собеседования у работодателя, мы заметили, что существуют определенные ярко выраженные типы секретарей. Предлагаем с ними ознакомиться. Возможно, кто-то из них работает и у вас.

МОДЕЛЬ

Как выглядит: она могла бы быть на обложке модного издания – впрочем, название говорит само за себя. Параметры чаще всего приближены к стандартным 90-60-90. Высокая, стройная. Она всегда выглядит потрясающе в независимости от обстоятельств. Модная, стильная, современная. Всегда в курсе последних новинок в мире моды и красоты.

Что умеет: общаться по телефону, готовить кофе, чай, принимать клиентов компании. При желании хорошо обучаема. Если ей рассказать что и как делать, вовремя подготовит нужные документы. Главная ее задача - создавать эстетическое наслаждение от ее присутствия и престиж в глазах конкурентов, поскольку от красоты в офисе еще никто не умирал.

Проблемы: заключаются в том, что такой тип секретаря не задерживается надолго. Причины две:

1. Какая бы красота не была, профессионализма может не хватать.  

2. Высокие амбиции которых всегда в избытке. Требует определенных вложений в экстерьер, которые прямо пропорциональны ее зарплате.

ХОЗЯЮШКА

Как выглядит:  не всегда модно, но всегда аккуратно. Определенного стиля в одежде не имеет. Всегда производит благоприятное впечатление благодаря своим личным качествам. Создает комфорт и уют.

Что умеет: если не все, то почти все. Офис считает свои домом, поэтому там всегда все есть в нужном количестве. Рабочий день расписан по минутам. Руководителю не нужно ни о чем беспокоиться, достаточно просто отдать распоряжение. Она предана, лояльна и инициативна.

Проблемы: может увлечься созданием уюта и перепутать руководителя с мужем. Требует финансовых вложений, но главным образом в интерьер офиса.

ПОДРУЖКА

Как выглядит: по-разному, но стиль присутствует всегда. Обычно это молодая особа, веселая, эмоциональная и очень общительная. В офисе дружит со всеми, все про всех знает, в курсе всех событий офисной жизни. С ней советуются и доверяют секреты.

Что умеет: делать несколько дел одновременно - разговаривать по телефону с клиентом, печатать документ, следить за перемещением в офисе сотрудников и вещей. У нее много скрытых талантов, проявляющихся  в нужное время. Обучается очень быстро и охотно. Если чего-то не умеет,  всегда найдет того, кто сделает это за нее или научит, как делать. Любит корпоративные мероприятия.

Проблемы:  претендует на продвижение или прибавку к зарплате. Может знать о том, о чем знать не положено.

ГЕНЕРАЛ

Как выглядит: как правило, предпочитает деловой стиль одежды, по-деловому себя и ведет. У нее громкий голос с присутствием командирских ноток. Любит, чтобы все было четко и по уставу. Не терпит отхождения от правил, часто сама их и придумывает. Приверженец жесткой дисциплины.

Что умеет: все, что прописано в должностной инструкции. Приказы выполняет неукоснительно, но может и поспорить, если данное указание не входит зону ее прямой ответственности. Самостоятельна. В критической ситуации может принять огонь на себя. Патриотична, пока руководство выполняет все условия договора о принятии ее на работу.

Проблемы: может выйти из-под контроля и устроить переворот, незаметно войти в доверие и влиять на руководителя.

ПАТРИОТКА

Как выглядит: неброско, обычно. Особого интереса не вызывает, она просто есть.

Что умеет: никто до конца не знает, что она умеет, но все, что бы ни попросили, делает обязательно. Причем ей можно доверить задания различного уровня сложности, и она справится. Для нее важно быть полезной и нужной. Может выполнять работу за других сотрудников, если те ее хорошо попросят. Проявляет инициативу, может работать 24 часа в сутки. Ни на что не претендует. Готова работать на благо компании.

Проблемы: от перегрузки может заболеть и надолго выйти из строя. 

Мы представили вам пять типов наиболее часто встречающихся секретарей. Но следует заметить, что типы могут трансформироваться из одного в другой. Секретарь может сочетать в себе сразу несколько типов, которые наиболее ярко могут проявляться в определенных ситуациях.

Закономерный вопрос - сколько же стоит нанять такого сотрудника? В среднем, зарплата секретаря на рынке труда Новосибирска составляет от 10000 до 15000 рублей.

Юлия Акулевич,

Менеджер отдела рекрутинга Кадрового агентства «Люди Дела»

Возврат к списку